Organice los permisos de acceso para evitar que personas inadecuadas accedan a los documentos o los utilicen.
Seguridad de la información: Implementa medidas robustas de seguridad cibernética para proteger los datos almacenados.
Seguridad y Privacidad: Es important elegir un proveedor de nube que ofrezca sólidas medidas de seguridad y cumplimiento normativo para proteger la información wise.
De esta forma consiguen desarrollar todo el potencial que permite la centralización de contenido y procesos de negocio.
Resiliencia y Redundancia: La combinación de almacenamiento en la nube y regional proporciona una mayor resiliencia y redundancia en caso de fallos en uno de los sistemas.
No dependes de Net: Las empresas conservan sus datos y están disponibles con o sin conexión a Online. Si hay cortes de conexión, los empleados pueden seguir trabajando sin interrupciones.
A pesar de los numerosos beneficios, las organizaciones pueden enfrentar diversos desafíos al implementar un sistema de gestión documental. Uno de los principales problemas es la resistencia al cambio.
La búsqueda de documentos y la consulta de información precisa es una práctica muy frecuente dentro de las pequeñas o grandes corporaciones. Dicha práctica puede resultar muy compleja documentos digitales cuando existen muchos documentos guardados y no se cuenta con un sistema de gestión documental efectivo.
Trabajo colaborativo por medio del cual editar documentos, acceder a diferentes versiones y cambiar su indexación manualmente.
Acceso siempre disponible: Documentos alojados en un archivador central en servidores distribuidos. Las copias de seguridad de los archivos se realizan en varios servidores de centros de datos geográficamente dispersos, lo que significa que si las conexiones o los servidores de una zona se ven afectados, otros servidores de la pink en la nube se encargan de gestionar la carga.
Capacidad de Almacenamiento Escalable: Los DMS modernos ofrecen capacidad de almacenamiento escalable, permitiendo a las organizaciones aumentar el espacio de almacenamiento según sea necesario.
Repositorios Centralizados: Los documentos se almacenan en un repositorio centralizado que facilita su acceso y gestión.
Los documentos están disponibles en tiempo real en la nube y se puede acceder a ellos desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que permite una colaboración más eficaz.
Su capacidad para centralizar documentos, facilitar el acceso y mejorar los flujos de trabajo hace que las organizaciones sean más eficientes y competitivas.